7. Handreiking: Waaraan te denken bij wisselen van salarispakket
Als u voor uw klanten de salarisadministratie doet en overweegt een ander salarispakket te nemen, moet u met de volgende zaken goed rekening houden.
Allereerst is het verstandig om een wisseling van salarispakket (hierna: pakketwissel) goed voor te bereiden. De ervaring leert dat rondom de volgende thema’s na een pakketwissel problemen kunnen ontstaan:
• bewaarplicht
• corrigeren over eerdere jaren
• overnemen van het nummer inkomstenverhouding (NumIv) en oorspronkelijke aanvangsdatum inkomstenverhouding
• continueren van voortschrijdend cumulatief rekenen (VCR)
Bewaarplicht
De inhoudingsplichtige dient alle gegevens uit de administratie die belangrijk zijn voor de belastingheffing te bewaren. Dit geldt dus ook voor de fysieke en digitale loonadministratie. Deze fiscale bewaarplicht geldt voor een periode van 7 jaar (zie paragraaf 3.5 van het Handboek Loonheffingen).
Voor sommige gegevens van de loonadministratie geldt een afwijkende bewaartermijn. De volgende gegevens moet de inhoudingsplichtige tenminste 5 kalenderjaren na het einde van de dienstbetrekking bewaren:
• loonbelastingverklaringen of formulieren met de gegevens voor de loonheffingen
• kopieën van de identiteitsbewijzen
• kopieën van beschikkingen of verklaringen die u van uw werknemers hebt gekregen
Bij een eventuele belastingcontrole moeten gegevens binnen redelijke termijn toegankelijk en controleerbaar zijn.
Ook wanneer een inhoudingsplichtige een (deel van) de administratie door u laat verzorgen, vallen de gegevens onder de bewaarplicht.
Corrigeren oude jaren
De inhoudingsplichtige is verplicht te corrigeren als hij, een inspecteur of u een fout ontdekt. Hiervoor geldt een termijn van 5 kalenderjaren na afloop van het belastingjaar waarop de loonaangifte betrekking heeft.
U moet aangiftes kunnen corrigeren die met het vorige pakket zijn gedaan. Vaak kan dit niet met het nieuwe pakket. Maak zo nodig afspraken met de leverancier van het oude pakket, zodat u met het vorige pakket of met behulp van de pakketleverancier nog 5 jaar lang correctieberichten kunt verzenden (zie hoofdstuk 12 van het Handboek Loonheffingen).
Inkomstenverhouding
In de aangifte loonheffingen vermeldt u gegevens van werknemers en uitkeringsgerechtigden in zogenoemde inkomstenverhoudingen. In de meeste gevallen is de inkomstenverhouding gelijk aan de dienstbetrekking (zie paragraaf 3.4 van het Handboek Loonheffingen). Aan elke inkomstenverhouding moet u een nummer toekennen, het ‘Nummer inkomstenverhouding’ (NumIv).
Hebt u voor een inkomstenverhouding in het oude pakket eenmaal een bepaald nummer gekozen? Gebruik dat nummer - ook na pakketwissel - in alle volgende aangiften voor die inkomstenverhouding. Een pakketwissel is geen reden om het nummer inkomstenverhouding te wijzigen. Zo wordt voorkomen dat er in de polisadministratie bij UWV een andere dienstbetrekking lijkt te ontstaan.
Oorspronkelijke aanvangsdatum inkomstenverhouding
Ook moet u de oorspronkelijke aanvangsdatum inkomstenverhouding overnemen. Een pakketwissel leidt dus niet tot een nieuwe Datum aanvang inkomstenverhouding. Vraag uw oude pakketleverancier hoe u de gegevens (nummer inkomstenverhouding en datum aanvang inkomstenverhouding) kunt vinden in het oude pakket en hoe u die kunt kopiëren naar het nieuwe pakket.
Voortschrijdend cumulatief rekenen
Als u per 1 januari van salarispakket wisselt, ontstaan er geen problemen met de VCR-systematiek.
De premies werknemersverzekeringen en bijdrage Zorgverzekeringswet berekent u namelijk volgens de VCR-systematiek. Daarbij hebt u de totalen van de voorliggende loontijdvakken van hetzelfde kalenderjaar nodig: het cumulatief (opgeteld) SV-loon, het eerder in aanmerking genomen cumulatief premie- en bijdrageloon en het cumulatief maximumpremie- en bijdrageloon.
Als u toch op een ander moment dan 1 januari van pakket wisselt, is het raadzaam vooraf contact op te nemen met de inspecteur van het belastingkantoor van de werkgever. Deze kan dan maatregelen nemen om eventuele ongewenste gevolgen met de toepassing van VCR te beperken.
Om deze totalen in het nieuwe pakket te krijgen, worden in de praktijk veelal de aangiften loonheffingen over voorliggende tijdvakken opnieuw ingediend met het nieuwe pakket. Dit is formeel niet toegestaan en leidt vaak tot ongewenste financiële effecten (naheffingen of teruggaven). Een pakketwissel per 1 januari voorkomt dit probleem in VCR-systematiek.
Meer informatie over VCR leest u via deze link:
https://download.belastingdienst.nl/belastingdienst/docs/toelichting_loonberekening_vcr_2014_lh9851t41fd.pdf
6. Geen 'groen' en 'wit' loon in één inkomstenverhouding
Als een werkgever een werknemer loon geeft waarop deels de witte tabel en deels de groene tabel van toepassing is, dan mag dat niet in één inkomstenverhouding. De reden daarvoor is dat bij de witte tabel (loon uit tegenwoordige arbeid) arbeidskorting van toepassing is en bij de groene tabel (loon uit vroegere arbeid) niet.
Wat zijn de gevolgen als dit niet goed gebeurt?
Als u in de salarisadministratie dit niet goed toepast, kan dit ertoe leiden dat de vooraf ingevulde aangifte IB van de werknemer, die het jaar daarna beschikbaar wordt gesteld, onjuist of onvolledig is.
Wanneer komt dit voor?
Er zijn meerdere situaties mogelijk. Twee veelvoorkomende situaties van samenloop van witte en groene tabel zijn:
- een werknemer van 61 jaar of ouder heeft deels loon uit werken en deels levensloopverlofopnamen. Op het loon uit werken is de witte tabel van toepassing en op de levensloopopnamen de groene tabel.
- een werknemer gaat met ontslag. Hij krijgt een transitievergoeding (ontslagvergoeding). Op de transitievergoeding is de groene tabel van toepassing. Op het 'gewone' loon de witte tabel. Het maakt hierbij niet uit of de transitievergoeding tegelijk met het 'witte' loon wordt uitbetaald of dat die bijvoorbeeld een maand later afzonderlijk wordt uitbetaald.
Wat moet u doen?
In dit soort situaties geldt dat u voor die werknemer, naast de inkomstenverhouding met de witte tabel, een tweede inkomstenverhouding start waarin u het loon met toepassing van de groene tabel opgeeft.
Software
Overigens heeft de Belastingdienst met softwareontwikkelaars van salarispakketten afgesproken dat zij in hun software zoveel mogelijk regelen dat 'wit' en 'groen' niet (meer) samen in één inkomstenverhouding kunnen voorkomen. De softwareontwikkelaar kan dit op verschillende manieren regelen: het kan worden afgedwongen of het kan bijvoorbeeld in de handleiding staan. Het zou dus kunnen dat u (onbewust) het 'witte' en het 'groene' loon toch nog in één inkomstenverhouding opgeeft. Neem zo nodig contact op met uw softwareontwikkelaar.