5. Bewaart de Belastingdienst gegevens en hoe lang?

Archieven zijn het geheugen van een organisatie. Overheidsorganisaties gebruiken en bewaren gegevens om hun wettelijke taken uit te voeren en om de dienstverlening die daarbij nodig is te ondersteunen. Ook bewaren overheidsorganisaties gegevens om verantwoording af te leggen, bijvoorbeeld bij inspecties of toezichthouders. Zo ook de Belastingdienst. Na verloop van tijd verliest een groot deel van de gegevens zijn waarde voor de eigen organisatie of als bewijsmiddel. Verschillende wetten en regels, zoals de Archiefwet, regelen hoe lang gegevens bewaard moeten worden of wanneer gegevens vernietigd moeten worden.

De Belastingdienst hanteert voor het bewaren en het vernietigen van gegevens de termijnen die zijn vastgelegd in selectielijsten, gepubliceerd in de Staatscourant. De selectielijsten zijn te vinden in het Nationaal Archief. Binnen de pagina ‘selectielijsten’ kan gezocht worden naar de verschillende vastgestelde lijsten. In deze selectielijsten staat niet alleen wanneer gegevens vernietigd moeten worden, maar ook welke gegevens permanent bewaard moeten worden. Gegevens kunnen bijvoorbeeld nog van belang zijn voor historisch onderzoek, statistische doeleinden of zijn onderdeel van het Nederlands cultureel erfgoed.