3. Houd kopie identiteitsbewijs herkenbaar!
Vaak worden op de kopie van een identiteitsbewijs de ogen van de belastingplichtige afgedekt en het burgerservicenummer (BSN) onzichtbaar gemaakt. Dit is niet toegestaan. De werkgever voldoet dan niet meer aan de bewaarplicht.
Werkgevers moeten een kopie van het identiteitsbewijs van hun werknemers bewaren bij de loonadministratie. Deze kopie wordt ten minste 5 jaren na het einde van de dienstbetrekking bewaard. Bij een controle kan om deze kopie gevraagd worden.
Pasfoto
Elk identiteitsbewijs is voorzien van een pasfoto. De pasfoto moet volledig zichtbaar zijn. Op deze wijze kan vastgesteld kan worden of een persoon bij de gegevens op het identiteitsbewijs hoort.
BSN
Het BSN maakt onderdeel uit van het identiteitsbewijs en wordt vermeld in de aangiften loonheffingen. Bij een controle moet nagegaan kunnen worden of het opgenomen BSN hoort bij de betreffende werknemer.