8. Handreiking: gevolgen nieuw KVK-nummer voor machtigingsregistraties

Als u gebruik maakt van Standard Business Reporting (SBR) beschikt u over een PKIoverheid services servercertificaat (PKIo-certificaat). Moet u dit certificaat vernieuwen en hebt u intussen een nieuw KVK-nummer? Dan heeft dat gevolgen voor uw machtigingsregistraties en dus voor het ontvangen van serviceberichten en gegevens van de VIA. Een toelichting vindt u in deze handreiking.
Naast een uitleg over de gevolgen van een nieuw KVK-nummer voor uw machtigingsregistraties bij aanschaf van een nieuw PKIo-certificaat leest u ook meer over wat u kunt doen als u tegen problemen aanloopt.
Het belang van uw KVK-nummer voor digitale communicatie
Met behulp van een softwarepakket communiceert u met de Belastingdienst. Bijvoorbeeld voor het versturen van aangiften inkomstenbelasting, omzetbelasting en loonheffingen. Een wijziging van uw KVK-nummer kan invloed hebben op de digitale communicatie met de Belastingdienst. U maakt hiervoor namelijk gebruik van een PKIo-certificaat waarin uw KVK-nummer is opgenomen.
Voor het kunnen ontvangen van berichten zijn machtigingen geregistreerd. Bijvoorbeeld voor het ontvangen van serviceberichten, uitstelberichten of het opvragen van de vooraf ingevulde aangifte (VIA). Die machtigingsregistraties zijn gekoppeld aan het KVK-nummer in het PKIo-certificaat. Als uw KVK-nummer wijzigt heeft dat gevolgen voor het digitaal kunnen ontvangen van deze berichten.

Gevolgen nieuw KVK-nummer voor PKIo-certificaat
Meestal is uw lopende PKIo-certificaat nog geldig op het moment dat u een nieuw KVK-nummer krijgt. U kunt dit certificaat met uw oude KVK-nummer gewoon blijven gebruiken.
Er kunnen problemen ontstaan zodra u een nieuw PKIo-certificaat aanschaft. Het nieuwe PKIo-certificaat bevat het nieuwe KVK-nummer. Uw machtigingsregistraties verwijzen echter nog naar het oude KVK-nummer. Met uw nieuwe PKIo-certificaat kunt u dus géén serviceberichten of VIA-gegevens meer ontvangen. Ook kunt u met het nieuwe PKIo-certificaat uw oude machtigingsregistraties niet meer intrekken.
Zorg er dus voor dat u al uw machtigingsregistraties intrekt voordat uw oude PKIo-certicaat verloopt. U kunt daarna met het nieuwe PKIo-certificaat nieuwe machtigingsregistraties aanvragen. Uw klanten ontvangen daarover een brief. De Belastingdienst adviseert u om uw klanten tijdig hierover te informeren.

Meer informatie
Wilt u meer weten over het PKIo-certificaat? Kijk dan op sbr-nl.nl. Daar vindt u een overzicht van veel gestelde vragen.